Política de Proveedores
1. Objetivos de la Política de Proveedores.
Esta Política establece los estándares y expectativas globales sobre cómo nos comportamos nosotros y nuestros proveedores. La política incluye un conjunto de directrices que cubren:
• El papel de las adquisiciones dentro de Teleperformance.
• Los valores centrales y principios de Teleperformance.
• Las expectativas entre Teleperformance y nuestros proveedores; y
• Las expectativas de nuestro personal de Adquisiciones.
Esta Política ha sido redactada para garantizar que la forma en la que se lleven a cabo las adquisiciones sea lo más clara posible para que pueda ser comprendida por todos los interesados. Esta Política establece un rango de expectativas relacionadas con la forma en la que se llevarán a cabo los negocios entre Teleperformance y nuestros proveedores. Estas prácticas también nos alinean con las expectativas de nuestros clientes, la responsabilidad social, así como reflejan las filosofías operativas y los valores centrales de Teleperformance, mientras que establecen un apoyo inquebrantable a la integridad en todas las actividades de adquisición.
Trabajar y actuar éticamente en todas las facetas de nuestro negocio son nuestras principales prioridades en Teleperformance y mantener los altos estándares de honestidad, integridad y seguridad que nuestros compañeros, accionistas, clientes, proveedores y visitantes esperan de Teleperformance requiere el compromiso constante de cada empleado.
Teleperformance espera que los empleados y proveedores comprendan la "Política del proveedor" y operen de acuerdo con las directrices contenidas en este documento, que es una extensión natural de nuestras políticas de Código Ético y Anticorrupción.
2. Teleperformance Procurement
Teleperformance Procurement es una organización de cadena de suministro que ofrece valor mediante el suministro estratégico de bienes y servicios que garantiza la entrega a las operaciones de Teleperformance al proporcionar procesos de adquisición uniformes y confiables. Teleperformance Procurement apoya y promueve los objetivos de Teleperformance de salud y seguridad e interactúa con los proveedores sobre los principios básicos de respeto e integridad.
Teleperformance Procurement es el operador principal de la cadena de suministro entrante para todas las operaciones de Teleperformance. Somos responsables de garantizar que el bien o servicio sea entregado en el lugar correcto, en el momento exactos y a precios de mercado razonables. Con el apoyo del Comité Ejecutivo de Teleperformance, las responsabilidades y objetivos de Teleperformance Procurement son:
• Asegurar que todos los compromisos de bienes y servicios sean hechos solo por el personal apropiado a través de los sistemas y procesos autorizados y administrados.
• Incorporar las necesidades operativas, las especificaciones y los criterios de evaluación, proporcionados por cada solicitante.
• Asegurar el cumplimiento y la competencia mientras se aprovechan las sinergias grupales.
• Mantener un canal de comunicación central para los proveedores que deseen proporcionar productos o servicios a Teleperformance
3. Misión de Teleperformance Procurement
La misión de Teleperformance Procurement es mejorar la posición financiera y competitiva de Teleperformance. El objetivo de esta política es delinear los estándares y procesos de adquisición de Teleperformance, garantizar que dichos métodos sean transparentes y que sean comprendidos por todos los involucrados. Este documento establece las expectativas entre Teleperformance y los proveedores sobre cómo se llevarán a cabo los negocios.
4. Operaciones de adquisición
Para aumentar la eficiencia y la eficacia del proceso de la cadena de suministro entrante, Teleperformance Procurement coordinará las siguientes iniciativas:
4.1 Gobernabilidad
Nos aseguraremos de que:
• Todos los compromisos de bienes y servicios se realicen solo a través de sistemas y procesos autorizados y de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos.
• Nuestro compromiso de fondos está autorizado y registrado de manera consistente con las prácticas comerciales y las autoridades financieras adecuadas.
• Los proveedores no participarán antes de que se autorice la forma apropiada de acuerdo comercial.
4.2 Abastecimiento
Nosotros:
• Desarrollamos las estrategias de abastecimiento adecuadas a los bienes o servicios requeridos.
• Coordinamos los usuarios finales con respecto a posibles proveedores y negociamos contratos de suministro cuando no existe un acuerdo de suministro existente;
• Utilizamos procesos clave, que incluyen:
- Comprender las necesidades y los resultados deseados de los usuarios finales;
- Llevar a cabo el proceso de adquisición de bienes y servicios utilizando las especificaciones del usuario final y los criterios de evaluación, incluidos los proveedores locales y los factores de salud, seguridad y medio ambiente.
- Desarrollar estrategias de adquisición para todos los proyectos de capital y operativos;
- Uso de solicitudes de presupuesto (RFQ), solicitudes de propuestas (RFP), solicitudes de información (RFI) o herramientas de abastecimiento electrónico, según corresponda;
- Proporcionar a los proveedores potenciales los términos de contrato estándar;
- Gestionar la interfaz comercial, incluida la gestión, implementación y administración de contratos.
4.3. Compra
Nosotros:
• Aseguramos que se mantengan los niveles adecuados de inventario de nuestros artículos pedidos con mayor frecuencia.
• Generamos órdenes de compra y rastreamos la entrega del producto si un artículo está en inventario;
• Buscamos el artículo y hacemos seguimiento de entrega del producto si un artículo no está en el inventario;
• Administramos compras de bajo coste a través de otros procesos y procedimientos;
• Mantenemos todos los datos necesarios para respaldar las actividades de adquisición, incluidos los proveedores, los precios y la información del catálogo.
4.4. Entrega
Nosotros:
• Coordinamos con los usuarios finales el desarrollo de estrategias de inventario y gestión de activos;
• Aseguramos la entrega oportuna y precisamos todos los bienes y servicios.
4.5. Procedimientos de control
Nosotros:
• Medimos e informamos el rendimiento en las actividades de origen, compra y entrega;
• Coordinamos con Auditoría Interna el desarrollo e implementación de los procesos de control apropiados.
5. Hacer negocios con nuestros proveedores
Los proveedores innovadores, seguros y eficientes son la clave del éxito de Teleperformance. Teleperformance espera participar en un mercado justo y competitivo y proporcionar una evaluación justa y un proceso de selección que se aplique de manera coherente a todos los posibles proveedores.
5.1. Respuesta a las ofertas
• La seguridad y calidad de los bienes y servicios entregados son críticos para Teleperformance; por lo tanto, la precalificación de proveedores puede realizarse antes de que los proveedores sean aceptados en un proceso de adquisición.
• Por lo general, solicitamos ofertas de proveedores con el potencial de satisfacer nuestras necesidades comerciales.
• Se puede solicitar a los posibles proveedores que participen mediante alguno o una combinación de los siguientes procesos:
- Licitación en línea, incluidas subastas inversas u ofertas selladas; y / o
- Negociación directa.
• Durante el proceso de adquisición, nos comprometemos a proteger la confidencialidad de la información del proveedor y garantizar que se aplique un proceso justo y coherente a todos los posibles proveedores.
• Las adquisiciones, con la coordinación adecuada con los usuarios finales, tendrán en cuenta muchos factores al analizar las ofertas de los proveedores y decidirán qué oferta, si corresponde, será aceptada.
• Reconocemos a los proveedores que priorizan la creación de valor y se comprometen con los procesos de mejora.
5.2. Conduciendo negocios
• Después de que un posible proveedor se adjudique el negocio y haya celebrado un contrato con Teleperformance, los pedidos de bienes o servicios se iniciarán mediante la emisión de órdenes de compra u otros métodos de compra aprobados.
• Los bienes o servicios no se deben proporcionar a Teleperformance sin antes recibir una orden de compra válida u otro método de compra aprobado.
• Teleperformance se reserva el derecho de rechazar el pago a proveedores a menos que se proporcione una factura válida y completa que incluya una referencia a la orden de compra aplicable o al método de compra aprobado.
• Se espera que los proveedores se aseguren de que todos los bienes y servicios estén de acuerdo con las especificaciones requeridas y se proporcionarán a tiempo y a los precios correctos.
• Se espera que los proveedores puedan realizar negocios de manera electrónica, incluida la automatización del proceso de compra para pagar y la transmisión de órdenes de compra y facturas.
• Se espera que los proveedores no hagan ningún anuncio público ni divulguen ninguna información sobre el contrato para proporcionar bienes o servicios a Teleperformance.
• Los proveedores no pueden usar el logotipo, las marcas registradas ni el nombre de Teleperformance.
6. Código de Conducta de Teleperformance:
Se requiere que todos los empleados y contratistas de Teleperformance que trabajan en las funciones Abastecimiento, Compra y Entrega actúen de acuerdo con las políticas, procedimientos y condiciones de empleo de Teleperformance.
Además de los valores de Teleperformance y la dedicación al éxito de nuestros clientes, el personal de adquisiciones se compromete a lo siguiente:
Cumplir con las políticas y leyes de Teleperformance:
• El personal debe cumplir todas las políticas de Teleperformance.
• El personal de Teleperformance debe garantizar que todas las transacciones se realicen de acuerdo con los procedimientos de control interno.
• El personal de Teleperformance debe mantener altos niveles de integridad en todas las relaciones comerciales. Nunca deben solicitar o aceptar sobornos, obsequios, entretenimiento u otras contribuciones ilegales indebidas u otros pagos que;
- Se basen en la intención o adopten la apariencia de una conducta no ética o comprometedora en las relaciones, acciones y comunicaciones.
- Conflicto con los intereses legítimos de Teleperformance.
- Eso puede influir negativamente en las decisiones de gestión del suministro.
• Todo el personal de Teleperformance debe cumplir con todas las leyes aplicables.
• Se requiere que el personal actúe de acuerdo con todas las políticas y leyes con respecto a la privacidad y la protección de datos. Esto incluye tratar con la más estricta confidencialidad toda la información del proveedor, incluidos precios, dibujos y conocimientos.
• Teleperformance prohíbe compartir información sensible desde el punto de vista comercial, incluyendo listas de precios, elementos de precio, descuentos, rebajas, negociaciones contractuales, capacidad, producción, costos, estrategias comerciales, participación de mercado, clientes o intención de pujar con cualquier competidor.
• El personal tiene prohibido participar en cualquier práctica comercial restrictiva o actividades de competencia desleal.
• Todo el personal de Teleperformance tiene la obligación de divulgar a Adquisiciones todas las relaciones personales y familiares con proveedores actuales o potenciales.
Para obtener más información, póngase en contacto con csr@teleperformance.com para recibir información detallada sobre nuestro Código Ética, nuestra Política Anticorrupción y nuestra Política de Privacidad de Datos.
7. Conducta del proveedor
Teleperformance adopta un enfoque disciplinado respecto de los aspectos económicos, sociales y ambientales de sus actividades; y lleva a cabo sus negocios con integridad, honestidad y equidad.
Teleperformance busca construir una base de cumplimiento con las leyes, regulaciones y estándares internacionales; y apoya la competencia libre y justa, prohíbe los sobornos y busca evitar conflictos de intereses.
Teleperformance valora a los proveedores que demuestran que operan de manera consistente con los estándares y políticas de Teleperformance; espera que sus socios comerciales mantengan altos estándares y está preparado para retirarse de las relaciones comerciales con aquellos proveedores que no cumplan con los estándares mínimos y no puedan proporcionar un plan para rectificar rápidamente las deficiencias.
7.1. Pacto Mundial de las Naciones Unidas
De acuerdo con el Pacto Mundial de las Naciones Unidas *, los proveedores de Teleperformance deben adoptar y respaldar las siguientes pautas;
Derechos humanos
1) Las empresas deben apoyar y respetar la protección de los derechos humanos proclamados internacionalmente; y 2) asegurarse de que no sean cómplices de los abusos contra los derechos humanos.
Trabajo
3) Las empresas deben defender la libertad de asociación y el reconocimiento efectivo del derecho a la negociación colectiva;
4) la eliminación de todas las formas de trabajo forzoso u obligatorio;
5) la abolición efectiva del trabajo infantil; y
6) la eliminación de la discriminación con respecto al empleo y la ocupación.
Ambiente
7) Se les pide a las empresas que respalden un enfoque preventivo para los desafíos ambientales;
8) emprender una iniciativa para promover una mayor responsabilidad ambiental; y
9) fomentar el desarrollo y la difusión de tecnologías respetuosas con el medio ambiente.
Anti corrupción
10) Las empresas deben trabajar contra la corrupción en todas sus formas, incluida la extorsión y el soborno.
- Se prohíbe expresamente la extensión de obsequios y regalos personales al personal de Teleperformance que puedan interpretarse como la búsqueda de un tratamiento preferido.
7.2. La integridad del negocio
• La medición continua de la conducta aceptable del proveedor requiere que los proveedores proporcionen productos o servicios con un valor que exceda diez (10) millones de euros anuales para completar y enviar el Cuestionario de Calificación del Proveedor del Grupo Teleperformance no menos de una vez cada dos (2) años.
• Los proveedores deben estar comprometidos con los más altos estándares de conducta ética al tratar con los trabajadores, proveedores, clientes y el gobierno y las autoridades reguladoras.
• Los proveedores respaldarán la competencia leal con integridad y cumplirán con las leyes, normas y regulaciones aplicables en cada jurisdicción en la que operen.
• La compensación y los beneficios deben ser competitivos y cumplir con las leyes locales aplicables, incluidas las relacionadas con los salarios mínimos, la compensación de horas extras y los beneficios obligatorios por ley.
• Las horas de trabajo, incluidas las horas extraordinarias, deben cumplir con las leyes locales aplicables que regulan las horas de trabajo.
• Los proveedores deben comprometerse a proteger la confidencialidad de toda la información de Teleperformance ya sea en forma electrónica, oral, impresa, escrita u otra forma tangible o intangible, que puede incluir, entre otros, información financiera, planes de negocios, listas de clientes o clientes , planes de marketing o ventas, estrategias de fijación de precios o precios, propuestas de clientes, técnicas operativas, métodos de operación, planes estratégicos, descubrimientos, ideas, conceptos, know-how, software, técnicas, diseños, especificaciones, dibujos, planos, trazados, diagramas, modelos, muestras, diagramas de flujo, datos, programas de computadora, discos, disquetes, cintas y otra información técnica, legal o comercial.
• Los proveedores prohibirán el intercambio o intercambio de cualquier precio, costo u otra información competitiva y prohibirán cualquier conducta de colusión con; (i) cualquier proveedor tercero con respecto a cualquier contrato propuesto, pendiente o vigente; y (ii) cualquier competidor de Teleperformance.
• El personal de proveedores y proveedores tiene la obligación de divulgar a Adquisiciones todas las relaciones personales y familiares con los empleados o contratistas actuales o anteriores de Teleperformance.
7.3. Conflicto de intereses
• Los proveedores deben respetar y proteger los derechos de propiedad intelectual de Teleperformance. Cualquier propiedad intelectual provista a un proveedor durante el curso de la actividad comercial solo se puede utilizar para los fines previstos.
• Se requiere que los proveedores almacenen y mantengan cualquier propiedad intelectual de Teleperformance de forma segura, confidencial y no la pongan a disposición de terceros, incluidos los subcontratistas sin el consentimiento expreso por escrito de Teleperformance.
• Los proveedores son responsables de garantizar el cumplimiento de las leyes aplicables relativas a la importación, exportación, requisitos aduaneros, reglamentaciones, normas y controles del suministro de bienes a Teleperformance.
• Los proveedores son responsables de garantizar que toda documentación o facturas proporcionadas a Teleperformance o a cualquier autoridad relevante sean precisas y veraces.
8. Teleperformance y la interacción del proveedor
Los proveedores innovadores, seguros y eficientes son esenciales para el éxito de Teleperformance. Teleperformance espera participar en un mercado justo y competitivo, proporcionar una evaluación justa y un proceso de selección que se aplique de manera consistente a todos los posibles proveedores.
8.2. Gestión de negocios:
• Después de que un posible proveedor se adjudique el negocio y haya celebrado un contrato con Teleperformance, los pedidos de bienes serán servicios iniciados mediante la emisión de órdenes de compra.
• Los bienes o servicios no se deben proporcionar a Teleperformance sin antes recibir una orden de compra válida u otro método de compra aprobado.
• Teleperformance se reserva el derecho de rechazar el pago a proveedores a menos que se proporcione una factura válida y completa que incluya una referencia a la orden de compra aplicable.
• Se espera que los proveedores se aseguren de que todos los bienes y servicios cumplan con las especificaciones requeridas, asimismo que se entreguen a tiempo y con los precios correctos.
• Se espera que los proveedores puedan realizar negocios de manera electrónica, incluida la automatización del proceso de compra para pagar, la transmisión de órdenes de compra y facturas, así como los requisitos de informes continuos.
• Se espera que los proveedores no hagan un anuncio público ni divulguen ninguna información sobre el contrato para proporcionar bienes o servicios a Teleperformance.
• Los proveedores no pueden usar el logotipo, las marcas comerciales o el nombre de Teleperformance de ninguna manera pública sin el consentimiento previo por escrito.
• Se requiere que los proveedores realicen negocios de manera profesional y siempre representen el mejor interés de los objetivos comerciales de Teleperformance, que incluyen, pero no se limitan a; asegurar el comportamiento ético, reduciendo los costos, mejorando el valor, reduciendo los desechos, aumentando la eficiencia operativa y energética.
• Se requiere que los proveedores tengan personal capaz y competente.
• Se requiere que los proveedores mantengan sistemas adecuados de garantía de calidad.
• Los proveedores deben garantizar la puntualidad y exactitud de todos los datos e información informados a Teleperformance.
Teleperformance se reserva el derecho de rechazar que el personal del proveedor acceda a los sistemas, locales o ubicaciones de Teleperformance. Cualquier pregunta o inquietud sobre el contenido de este documento debe dirigirse a: Purchasing@Teleperformance.com.
9. Comité de RSC
Es responsabilidad del Comité de RSC desarrollar y difundir políticas relevantes, responder preguntas, analizar y detener cualquier incumplimiento potencial de este Código y dar instrucciones para implementar medidas activas para maximizar el cumplimiento.
El Comité de RSC puede ser contactado a través del correo electrónico en csr@teleperformance.com.
AVISO LEGAL
Las políticas y procedimientos aquí contenidos son una guía; no están destinados a crear ninguna obligación o derecho contractual. Teleperformance se reserva el derecho de interpretar sus políticas y modificar sus procedimientos cuando lo considere apropiado, y puede, a su sola discreción, cambiar, hacer excepciones o suspender cualquiera de las disposiciones de este documento en cualquier momento, sin previo aviso.